Metis Utdanning

MinSide som søknadsportal

Status på det parallelle løpet vi har bygget ved siden av HubSpot

Rektormøte BPG og MVGS — 30. april 2026

Kapittel 1

Hvorfor bygger vi dette?

HubSpot-skjemaet leverer søknadsdata av variabel kvalitet. Det koster oss timer hver uke i manuell rydding — og noen ganger går kontrakter til feil mor.

HubSpot-problemet i tall

625 Pending datakonflikter (peak)
384 Søknader blokkert av readiness-gate
48 Personer feil-merget i én batch
0,3% Foresatte med FNR

Hva er det som faktisk går galt?

Skjemaet er fritekst-basert og uten autentisering. Det betyr:

Eskil Schuster sin Vg2-kontrakt gikk til feil mor i forrige uke fordi to ulike "Kristin Amundsen" ble merget på navnematch alene. Penneo-saken måtte kanselleres og kontrakten resendes manuelt.

— Faktisk hendelse 28. april 2026

Det skjer kontinuerlig

Dette er inntakslisten i MetisVerse akkurat nå. 17 nye datakvalitetsfeil bare de siste tre dagene.

Hvert rødt merke er en mismatch mellom MetisDB og HubSpot — to kilder med ulike verdier for samme person. Vi vet ikke nødvendigvis hvilken som er riktig.

Saksbehandler må manuelt avgjøre hvilken kilde som stemmer. Det er slik Eskils kontrakt havnet hos feil mor.

Skjermbilde av inntakslisten i MetisVerse — datakvalitet-kolonnen viser røde markeringer som '1 konflikt', '2 konflikter', 'Mangler adresse', 'Foresatt-duplikat'

Hvorfor HubSpot ikke kan fikses

Vi har gjort syncback, FNR re-match, og normaliseringsregler — likevel:

Kapittel 2

Løsningen: MinSide-søknad

Et parallelt løp som bruker ID-porten, validerte data og pedagogisk forretningslogikk fra første tastetrykk. Bygget på samme database som inntakssystemet.

Hva MinSide gjør annerledes

⚿

Autentisert fra start

ID-porten gir verifisert FNR, navn og fødselsdato. Ingen tastefeil mulig.

⌖

Validert adresse

Postnr slås opp via Bring-API. Eleven kan ikke skrive "Bergen" som poststed.

✓

Pedagogiske regler

Spansk II vises kun hvis u.skole-språket var Spansk. HS-skjemaet har ingen slike regler.

Pedagogiske regler i praksis

I HubSpot-skjemaet kan en elev velge "Tysk" i ungdomsskolen og samtidig "Spansk II" på videregående — pedagogisk umulig, men skjemaet stopper det ikke. Saksbehandler oppdager det først når søknaden behandles manuelt.

I MinSide filtreres språk-dropdownen basert på u.skole-språket. Eleven får kun lov til å velge språk de faktisk har grunnlag for. Reglene matcher fagfornyelsens forskrifter for fremmedspråk.

Resultat: feil unngås før de oppstår, og saksbehandler slipper å avvise i etterkant.

Skjermbilde: Steg 2 i Søk VGS-wizarden viser dropdown for fremmedspråk filtrert etter u.skole-valg

Søknadsflyten i fem steg

1

Personalia

Forhåndsutfylt fra ID-porten. Eleven kan korrigere kontaktinfo.

2

Programvalg

Skole, program og fremmedspråk. Pedagogiske regler håndheves.

3

Dokumenter

Karakterutskrift og vitnemål. Magic-bytes-validert opplasting.

4

Foresatte

Inviteres på e-post. Logger inn med ID-porten — egen verifisert person.

5

Bekreftelse

Søknad sendt. Søker og foresatte får bekreftelses-epost med tidslinje.

Foresatt som egen identitet

I HubSpot legges foresatt inn som tekstfelter på elevens søknad — uten verifisering, uten egen innlogging, uten egen e-post-tråd.

I MinSide inviteres foresatt på e-post eller SMS, og logger inn med egen ID-porten-pålogging. Foresatt blir en autentisert person i databasen, ikke et tekstfelt.

Det betyr riktig adresse, riktig kontaktinfo og riktig signatur på Penneo — første gang.

Skjermbilde: Steg 4 i Søk VGS-wizarden viser invitasjon av foresatt via e-post eller mobilnummer

Kapittel 3

Hvor er vi nå?

Hele flyten fungerer ende-til-ende. Den ligger live i produksjon, men er gated bak feature-flag for interne testere — ikke åpnet for eksterne søkere ennå.

Parallelldrift fungerer i praksis

Eleven ser begge søknadene sine på samme sted, uavhengig av hvor de søkte fra. Ingen dobbeltregistrering, ingen forvirring.

Begge kanaler skriver til samme database. HubSpot-søknader får "Søkt via HubSpot"-merke, MinSide-søknader får "Søkt via MinSide". Saksbehandler ser samme inntakskø i MetisVerse.

Vi har verifisert kryss-flyten ende-til-ende: en søker kan opprette søknad i HubSpot og foresatt kan signere i MinSide.

Skjermbilde: Søk VGS-oversikt med to søknader — én Søkt via HubSpot og én Søkt via MinSide, hver med egen status og tidslinje

Status og milepæler

  1. 17. april

    Wizarden kode-ferdig

    5 steg, draft-lagring og fil-opplasting på plass.

  2. 20. april

    Ende-til-ende verifisert

    Ekte HubSpot-deal-matching i kryss-flyt mellom HS og MinSide.

  3. 22. april

    Pedagogiske språkregler

    Manglende HS-felter migrert og smart fagvalg-logikk lagt på.

  4. 27. april

    Skole-deeplink live

    "Søk plass"-knapp på bpg.no og metisvgs.no leder direkte inn i wizarden.

  5. 28. april

    E-postmaler aktive

    8 maler live — søker- og foresatt-versjoner for søknad mottatt, avslag, venteliste.

Det som er ferdig

5 Stegs wizard live
8 E-postmaler aktive
3 Brukerflyter dekket av deeplink
0 Duplikater opprettet i testing

Hva gjenstår før eksterne kan ta det i bruk

Hovedflyten er ferdig. Det som blokkerer ekstern rollout:

Beslutningen vi trenger fra dere

Vi kan kjøre parallelldrift gjennom hele inntak 2026/27. Spørsmålet er når vi skifter til MinSide som primær inngang:

Spørsmål?

Se den live →